הסכם עיבוד מידע
עדכון אחרון:
הסכם עיבוד מידע זה (להלן: "ההסכם") הוא חלק מתנאי השימוש בין ירון בן אלי, עוסק מורשה (ע.מ. 027274679) (להלן: "Improvit" או "אנחנו") לבין הלקוח. ההסכם חל בכל פעם שאנו מעבדים מידע אישי עבור הלקוח במסגרת אספקת השירות והוא נכנס לתוקף אוטומטית עם אישור תנאי השימוש על ידי הלקוח, בלי צורך בחתימה נפרדת.
במקרה של סתירה בין הסכם זה לבין תנאי השימוש בעניינים של הגנת מידע אישי, הוראות הסכם זה גוברות.
הגדרות ותפקידי הצדדים
- הדין: חוק הגנת הפרטיות, התשמ״א־1981, על תיקוניו (לרבות תיקון מס׳ 13) והתקנות שהותקנו מכוחו ובהן תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז־2017 (להלן: "תקנות אבטחת המידע") ותקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס״א־2001.
- מידע אישי של הלקוח: מידע אישי הכלול במידע הלקוח, כהגדרתו בתנאי השימוש, שאנו מעבדים עבור הלקוח.
- אירוע אבטחה: כל שימוש במידע האישי של הלקוח או גישה אליו ללא הרשאה, או כל פגיעה באבטחה הפוגעת בסודיות המידע, בשלמותו או בזמינותו.
- ספק משנה: צד שלישי שאנו מתקשרים עמו לצורך עיבוד מידע אישי של הלקוח.
הלקוח הוא בעל השליטה במאגר והוא שקובע את מטרות העיבוד. Improvit היא "מחזיק" המעבד את המידע האישי של הלקוח עבורו, כגורם חיצוני כמשמעו בתקנות אבטחת המידע.
פרטי העיבוד
| נושא העיבוד | אספקת השירות: ניהול יעדי מכירות וחישוב עמלות ובונוסים. |
|---|---|
| אופי העיבוד ומטרתו | אחסון, ארגון, חישוב, הצגה, הפקת דוחות ושליחה של מידע, אך ורק לשם אספקת השירות ללקוח ולמשתמשים המורשים מטעמו, לרבות שליחת הודעות דואר לעובדים לפי הוראת הלקוח. |
| נושאי המידע | עובדי הלקוח והמשתמשים המורשים מטעמו (מנהלים, אנשי שכר ואנשי מנהלה). |
| סוגי המידע | שמות; כתובות אימייל; מספרי טלפון; מספרי עובד; תפקידים; סניפים או תחומי אחריות; סטטוס העסקה בשירות (פעיל או לא פעיל); יעדים, משקלות והגדרות תוכנית; תוצאות מכירה ומדדי ביצוע נוספים; עמלות, בונוסים וסכומי שכר מחושבים; סטטוס אישור והערות; המבנה הארגוני (מנהל ישיר ושיוך לצוות) והיסטוריית שינויי היעדים (מי, מתי, מה היה ומה נעשה והסיבה); לגבי סוכנים וזכיינים, פרטי העסק (איש קשר, מספר עוסק ומעמד במע״מ); רישומים ביומן השינויים; שאלות שנכתבו לעוזר; מזהי כניסה של משתמשים מורשים, לרבות המפתח הציבורי של מפתחות גישה. |
| רגישות | נתוני שכר וביצועים נוגעים למצבם הכלכלי של העובדים ויש להתייחס אליהם כמידע רגיש. השירות אינו מיועד למידע רפואי, למידע ביומטרי או לסוגי מידע מיוחדים אחרים ואין להזין מידע כזה. |
| משך העיבוד | למשך תקופת המנוי ועד למחיקה בהתאם לסעיף "החזרה ומחיקה". |
התחייבויות הלקוח
- לוודא שיש לו בסיס חוקי לאיסוף המידע האישי ולעיבודו באמצעות השירות ושהוראותיו תואמות את הדין;
- למסור לעובדיו כל הודעה הנדרשת על פי דין בדבר העיבוד, לרבות מטרותיו, מקבלי המידע והשימוש בשירות של גורם חיצוני ולקבל כל הסכמה שעשויה להידרש;
- לעמוד בחובות החלות עליו כבעל השליטה במאגר, לרבות, ככל שהן חלות עליו, רישום המאגר, מינוי ממונה על אבטחת מידע או ממונה על הגנת הפרטיות, קביעת רמת האבטחה של המאגר והתיעוד הנדרש לפי תקנות אבטחת המידע;
- להזין רק מידע נכון ונחוץ לניהול יעדים ושכר (צמצום מידע); וכן
- לנהל את המשתמשים המורשים מטעמו ואת הרשאותיהם, לרבות הסרת גישה בלי דיחוי כשהיא אינה נחוצה עוד.
ההתחייבויות שלנו
אנו מתחייבים:
- לעבד את המידע האישי של הלקוח רק לפי הוראותיו המתועדות. תנאי השימוש, הסכם זה וההגדרות והפעולות שהלקוח מבצע בשירות הם ההוראות האמורות. אם לדעתנו הוראה מסוימת מנוגדת לדין, נודיע על כך ללקוח;
- שלא להשתמש במידע האישי של הלקוח למטרות שלנו, שלא למכור אותו ושלא להשתמש בו לפרסום או לשיווק;
- לוודא שאנשי צוות שיש להם גישה למידע האישי של הלקוח מחויבים בסודיות, מקבלים הנחיה מתאימה בנושא הגנת מידע וניתנת להם גישה רק במידה הנדרשת לתפקידם;
- ליישם ולקיים את אמצעי האבטחה המתוארים בנספח ב׳, המתאימים לאופי המידע ולסיכוני העיבוד;
- לעמוד בחובות החלות עלינו כמחזיק לפי הדין ולפי תקנות אבטחת המידע; וכן
- למסור ללקוח, לבקשתו ולפחות אחת לשנה אם ביקש זאת, דיווח בכתב על אופן ביצוע התחייבויותינו לפי הסכם זה ולפי תקנות אבטחת המידע.
ספקי משנה
הלקוח מאשר לנו להתקשר עם ספקי המשנה המפורטים בנספח ג׳. נודיע ללקוח, בדואר אלקטרוני לבעלי החשבון או בהודעה בשירות, 30 ימים לפחות לפני הוספה או החלפה של ספק משנה המעבד מידע אישי של הלקוח. הלקוח רשאי להתנגד בתוך תקופה זו מטעמים סבירים של הגנת מידע; אם הצדדים לא יגיעו להסכמה, הלקוח רשאי לבטל את המנוי ולקבל החזר של דמי המנוי ששולמו מראש עבור התקופה שלא נוצלה.
נטיל על כל ספק משנה חובות הגנת מידע שאינן פחותות מאלה שבהסכם זה ונישא באחריות כלפי הלקוח לביצוען.
מיקום המידע והעברה לחו״ל
מסד הנתונים הראשי מאוחסן בישראל (Google Cloud, אזור תל אביב). עיבוד מחוץ לישראל, כמתואר בנספח ג׳, נעשה בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס״א־2001, לרבות על בסיס רמת ההגנה הנאותה של הדין במדינת היעד או התחייבות בכתב של הנמען להגן על המידע. לא נעביר את מסד הנתונים הראשי אל מחוץ לישראל בלי להודיע על כך ללקוח מראש, בהתאם לסעיף "ספקי משנה".
סיוע בבקשות של נושאי מידע
השירות מאפשר ללקוח לצפות ברשומות עובדיו, לתקן אותן, לייצא אותן ולמחוק אותן. אם נקבל מנושא מידע בקשה הנוגעת למידע האישי של הלקוח (למשל בקשה לעיין במידע או לתקנו), לא נשיב עליה ישירות, מלבד הפניית הפונה אל הלקוח ונעביר אותה ללקוח בלי דיחוי. בהתחשב באופי העיבוד, נסייע ללקוח באופן סביר במענה לבקשות כאלה ובעמידה בחובותיו לפי הדין, לרבות בקשר לפניות של הרשות להגנת הפרטיות.
אירועי אבטחה
אם ייוודע לנו על אירוע אבטחה, נודיע על כך ללקוח בלי דיחוי ובכל מקרה בתוך 72 שעות, בדואר אלקטרוני לבעלי החשבון. ההודעה תכלול, ככל שהדבר ידוע באותה עת, תיאור של האירוע, את סוגי המידע שנפגע ואת היקפו המשוער, את ההשלכות האפשריות ואת הצעדים שננקטו או שמוצע לנקוט כדי לבלום את האירוע ולצמצם את תוצאותיו. נעדכן את הלקוח ככל שיתקבל מידע נוסף.
ננקוט צעדים סבירים לבלימת האירוע ולמניעת הישנותו ונשתף פעולה עם הלקוח כדי שיוכל לעמוד בחובותיו כבעל השליטה במאגר, לרבות דיווח לרשות להגנת הפרטיות ומסירת הודעה לנושאי המידע, ככל שהדבר נדרש. הודעה שלנו על אירוע אבטחה אינה מהווה הודאה באשמה או באחריות.
מסירת מידע וביקורת
נעמיד לרשות הלקוח את המידע הדרוש באופן סביר כדי להראות עמידה בהסכם זה. אם מידע זה אינו מספיק, הלקוח רשאי, פעם אחת בכל תקופה של 12 חודשים ובהודעה מוקדמת בכתב של 30 ימים לפחות, לערוך ביקורת באמצעות מבקר בלתי תלוי המחויב בסודיות, על חשבון הלקוח, בשעות העבודה ובלי הפרעה בלתי סבירה וללא גישה למידע של לקוחות אחרים או למידע סודי של ספקי המשנה שלנו. לגבי תשתית האירוח, אנו רשאים להסתמך על דוחות הביקורת והאישורים של ספק התשתית שלנו.
החזרה ומחיקה
במהלך המנוי, הלקוח יכול לייצא את המידע שלו מהשירות בכל עת. בתום המנוי, החשבון נשאר זמין לקריאה בלבד במשך 90 ימים לצורך ייצוא ולאחר מכן נמחק את המידע האישי של הלקוח מהמערכות הפעילות שלנו בתוך 30 ימים נוספים, אלא אם הדין מחייב אותנו לשמור אותו. עותקים בגיבויים, ככל שקיימים, נמחקים במהלך הרגיל של מחזור הגיבוי ואין בהם שימוש בינתיים. בעלים רשאי לבקש בכתב מחיקה מוקדמת יותר ונאשר בכתב את השלמת המחיקה.
אחריות ותקופה
אחריות כל צד לפי הסכם זה כפופה להגבלות האחריות שבתנאי השימוש, במידה המותרת על פי דין. ההסכם יעמוד בתוקפו כל עוד אנו מעבדים מידע אישי של הלקוח וההוראות שמטבען נועדו לחול גם לאחר סיומו (כגון סודיות ומחיקה) ימשיכו לחול.
נספח א׳: פרטי התקשרות
שאלות בנוגע להסכם זה, הודעות לפיו ובקשות לדיווח אפשר לשלוח דרך info@improvit.co.il. הודעות ללקוח נשלחות לכתובות האימייל של בעלי החשבון.
- מפעיל השירות
- ירון בן אלי, עוסק מורשה (ע.מ. 027274679)
- כתובת
- הגרניט 8, זכרון יעקב
- אימייל
- info@improvit.co.il
- טלפון
- 052-2533433
נספח ב׳: אמצעי אבטחה
- תשתית. השירות פועל על גבי שירותים מנוהלים של Google Cloud (Firebase). האבטחה הפיזית של מרכזי הנתונים היא באחריות Google. מסד הנתונים הראשי משוכפל בין כמה אזורי זמינות בתוך האזור שבו הוא מאוחסן.
- הצפנה. כל התעבורה מוצפנת (HTTPS/TLS). המידע מוצפן באחסון על ידי תשתית Google Cloud.
- הפרדה בין לקוחות. המידע של כל ארגון נשמר בנפרד וכללי גישה הנאכפים בצד השרת מונעים כל גישה למידע של ארגון אחר.
- בקרת גישה בתוך הארגון. חמש רמות הרשאה: בעלים ומנהל מערכת (הגדרות, צוות וחיוב), שכר (סגירת חודשים וייצוא), מנהל צוות (רק הסניפים המשויכים אליו ובסבב היעדים גם מי שמדווח אליו ישירות לפי המבנה הארגוני) ועובד (רק היעדים והשכר שלו). בעלים ומנהלי מערכת יכולים לצפות במערכת כפי שבעל תפקיד אחר רואה אותה. זו תצוגה לקריאה בלבד ופעולות שמשנות מידע נחסמות בשרת ובאפליקציה.
- פעולות מהימנות בצד השרת. ניהול משתמשים ועובדים, מגבלות החבילה, סגירת חודש וחיוב מבוצעים רק באמצעות פונקציות בצד השרת, לאחר אימות הרשאת המבקש.
- אימות משתמשים. Firebase Authentication, באמצעות אימייל וסיסמה (הסיסמאות נשמרות בצורה מגובבת ונאכף אורך מינימלי) כניסה עם Google או מפתח גישה (Passkey). במפתח גישה נשמר אצלנו רק המפתח הציבורי ובדיקת טביעת האצבע או הפנים נשארת במכשיר של המשתמש. הזמנות קשורות לכתובת האימייל שהוזמנה ופגות לאחר 14 ימים.
- תיעוד פעולות. פעולות משמעותיות, לרבות שינויים ביעדים ובתוצאות, אישורים, שינויים בצוות ואירועי חיוב, נרשמות ביומן שינויים הזמין לבעלי התפקידים המורשים אצל הלקוח.
- אחסון קבצים. הקבצים הנשמרים הם לוגו הארגון והגיבויים הליליים. אין גישה ישירה מהדפדפן לאחסון הקבצים; הקבצים נכתבים רק באמצעות פונקציות בצד השרת.
- גיבוי ושחזור. כל לילה נוצר גיבוי מלא ומוצפן של מסד הנתונים, הנשמר 30 ימים ואז נמחק אוטומטית. מפתחות הגישה של חשבונות וואטסאפ מחוברים אינם נכללים בגיבוי. הגיבויים משמשים רק לשחזור מידע אחרי תקלה.
- העוזר. ספק הבינה המלאכותית מקבל רק את השאלה, את השם הפרטי, התפקיד והעמוד של המשתמש ואת תוכן העזרה הכללי. הוא אינו מקבל סכומי שכר, יעדים או פרטים של עובדים אחרים ואינו קורא את הרשומות של הלקוח. שאלות אישיות על שכר או על יעדים מופנות לבעלי התפקידים המורשים אצל הלקוח.
- תשלומים. פרטי כרטיס האשראי מוזנים בעמוד המאובטח של ספק התשלומים ואינם מגיעים אלינו. הודעות על תשלום נבדקות בצד השרת לפני עדכון המנוי.
- גישת אנשי צוות. גישה ניהולית לסביבת הייצור מוגבלת למספר מצומצם של אנשים מורשים, בחשבונות אישיים ובאימות חזק ומשמשת רק לצורכי תפעול, תמיכה לבקשת הלקוח, אבטחה או דרישות הדין.
- תיעוד וניטור. פעילות השרת מתועדת בפלטפורמת הענן לתקופה מוגבלת ומשמשת לאיתור ולבירור של תקלות ושל שימוש לרעה.
- נעילה לקריאה בלבד. כשהמנוי אינו פעיל, לא ניתן עוד לשנות את המידע של הארגון.
נספח ג׳: ספקי משנה
| ספק | מטרה ומידע | מיקום | הערות |
|---|---|---|---|
| Google LLC, Google Cloud / Firebase: Cloud Firestore | מסד הנתונים הראשי: כל מידע הלקוח, לרבות המידע על העובדים | ישראל (אזור תל אביב, me-west1) | מוצפן באחסון ובתעבורה |
| Google LLC, Google Cloud / Firebase: Cloud Functions | עיבוד בצד השרת: חישובים, ייבוא, הזמנות, חיוב והכנת הודעות דואר | בלגיה, האיחוד האירופי (europe-west1) | עיבוד בלבד, ללא אחסון נפרד |
| Google LLC, Firebase Authentication, כניסה עם Google | חשבונות משתמש: שם, כתובת אימייל, מזהי כניסה | התשתית הגלובלית של Google, לרבות ארצות הברית | סיסמאות נשמרות אצל Google בצורה מגובבת (hashed) בלבד |
| Google LLC, Google Cloud Storage | הגיבוי הלילי של מסד הנתונים (כל מידע הלקוח, לרבות המידע על העובדים) | ישראל (אזור תל אביב, me-west1) | מוצפן; כל גיבוי נמחק אוטומטית אחרי 30 ימים |
| Google LLC, Cloud Storage for Firebase | לוגו הארגון שהועלה בהגדרות המיתוג | ארצות הברית (us-east1) | מוצפן; תמונת הלוגו בלבד |
| Google LLC, Firebase Hosting, Google Fonts | הגשת קוד האפליקציה והגופנים; מקבלים מידע טכני כגון כתובת IP | רשת הפצת תוכן גלובלית | ללא מידע הלקוח |
| Google LLC, Google Workspace, Gmail | שליחת הודעות דואר: הזמנות, יעדים ודוחות שכר, הודעות התקדמות, תזכורות של סבב היעדים והודעות על החשבון | התשתית הגלובלית של Google, לרבות ארצות הברית | תוכן ההודעות עשוי לכלול יעדים וסכומי שכר |
| Anthropic PBC, Claude API | ניסוח התשובות של העוזר כשהוא פועל עם בינה מלאכותית: מקבל את השאלה, השם הפרטי, התפקיד והעמוד של המשתמש ואת תוכן העזרה | ארצות הברית | ללא סכומי שכר, יעדים או פרטים של עובדים אחרים; לפי התנאים המסחריים של Anthropic המידע אינו משמש לאימון מודלים |
| Meta Platforms, WhatsApp Business Platform | רק לארגון שמחבר מספר וואטסאפ עסקי משלו: הודעות התקדמות לעובדים | התשתית הגלובלית של Meta, לרבות ארצות הברית | שם, מספר טלפון ונוסח ההודעה; חשבון הוואטסאפ של הארגון כפוף לתנאי Meta |
| Grow (משולם) | סליקת תשלומי המנוי, הפקת חשבוניות וקבלות | ישראל | פרטי החיוב של הלקוח בלבד; ללא מידע על עובדים |